Eure Tool-Standortbestimmung

Wie wir vorgegangen sind

In einem Satz: deine gewichteten Use Cases × aktuelle Branchen-Tools × geprüfte Quellen & Reviews.

Wir haben den Markt der Bürosoftware für Architektur-/Ingenieurbüros 2026 systematisch recherchiert (21 Quellen, faktengeprüft) und jede Lösung an deinen selbst priorisierten Anforderungen gemessen — mit besonderem Gewicht auf deinem wichtigsten Kriterium:

① Einfachheit zuerst. „iPhone statt Samsung." Das Tool muss von deinem ganzen Team ohne Hürde bedienbar sein.

② Datenhoheit (EU/DE). DSGVO-konform, klar wo die Daten liegen.

③ Bezahlbar für ein kleines Büro.

④ Deine Top-Use-Cases: Projekt-Überblick + Feed, Zeiterfassung, HOAI/Rechnung, Urlaub/Krank …

Vorweg, ehrlich: Es gibt nicht das eine perfekte Tool. Wir engen die Wahl fundiert ein und machen die Vor- und Nachteile transparent — die Entscheidung bleibt deine, und wir testen sie mit dir gemeinsam.

Die Landkarte: Einfachheit × Abdeckung

Oben rechts = der „Sweet Spot": einfach und deckt deine Prioritäten ab. Bubble-Farbe = Datenhoheit. Bitrix24 zum Vergleich.

Datenhoheit EU/DE stark eher Groß-Büro / Datenhoheit prüfen euer aktuelles System

Die Bewertungs-Matrix

● stark · ◐ teilweise · ○ schwach/keine. Abdeckung gewichtet — Einfachheit zählt überdurchschnittlich.

Tool	Projekt- Überblick + Feed	Zeit- erfassung	HOAI / Rechnung / X-Rechnung	Urlaub / Krank	Doku / Bautagebuch	Einfach- heit	EU / Datenhoheit	Preis (klein)	Kunden- stimmen	Abdeckung*
Phase0	◐	●	●	◐	●	●	◐	●	4,7★ (108)	~80 %
plansync	◐	●	●	◐	◐	●	●	●	noch wenige	~75 %
untermStrich	●	●	●	◐	◐	◐	◐	◐	3.000+ Büros	~72 %
PROJEKT PRO	●	●	●	◐	●	◐	◐	◐	etabliert	~72 %
Clockodo	○	●	○	◐	○	●	●	●	4,6 (760)	~30 %
Kobold Control	◐	●	◐	●	○	◐	◐	◐	—	~45 %

* Geschätzte Abdeckung deiner priorisierten Use Cases, mit Übergewicht auf Einfachheit. Aus geprüften Quellen + Einschätzung — vor der finalen Wahl mit einer Live-Demo gegenchecken. Reine HOAI-Abrechnung deckt zusätzlich der Spezialist HOAI-Pro (Weise Software) ab.

Die Tools im Steckbrief

Phase0 Stärke: Einfachheit + KI ★ 4,7 / 5 · 108 Bewertungen (Trustpilot)

Cloud-Bürosoftware für kleine Architektur-/Ingenieurbüros (1–10) · ab ~80 €/Monat · browserbasiert, läuft nativ auf Mac · 700+ Büros

Stärken: „Sofort produktiv, keine Schulung nötig" · HOAI + AVA + Zeit + E-/X-Rechnung in einem · KI-Bautagebuch per WhatsApp (Foto/Sprache → fertige Doku) · niedrigste Einstiegshürde, 14-Tage-Test.

Worauf zu achten ist: Datenhoheit weniger transparent (Serverstandort/Verarbeitung) → für deinen Anspruch in der Demo konkret nachfragen · keine offene Schnittstelle (außer DATEV-Export).

plansync Stärke: Datenhoheit + HOAI jüngeres Produkt

In Deutschland entwickelt & gehostet (DSGVO, ISO-27001, Server Frankfurt) · ~30 €/Nutzer/Monat (4 Pers. ≈ 120 €) · monatlich kündbar

Stärken: intuitiv, sofort einsatzbereit · HOAI-Honorar komplett (anrechenbare Kosten DIN 276, Leistungsphasen, Abschlags-/Schluss-/Nachtrag) · XRechnung + ZUGFeRD · Echtzeit-Projektcontrolling · klarster Datenhoheits-Nachweis · transparenter Preis.

Worauf zu achten ist: jünger → weniger öffentliche Erfahrungsberichte · Stärke liegt im Abrechnen/Controlling, weniger im „lockeren Projekt-Feed".

untermStrich aus dem Gespräch bekannt 3.000+ Planungsbüros

Webbasiertes Büromanagement + Controlling · Zielgruppe 10–100 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage

Stärken: sehr umfassend (Projekt, Termine, Controlling, CRM) · HOAI-konform, lückenlose Team-Zeiterfassung · großer, etablierter Anbieter.

Worauf zu achten ist: auf größere Büros ausgelegt → für ein kleines Team evtl. mehr, als nötig (Komplexität/Preis) · Preis intransparent.

PROJEKT PRO 30+ Jahre, etabliert

Umfassende Büro-/Controlling-Software · Windows + iOS · Zielgruppe 10–50 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage

Stärken: sehr funktionsreich (Angebot→Rechnung, Aufgaben, Bautagebuch, AVA) · Stempeluhr + Mobile-App, Zeit direkt HOAI-Leistungsphasen zugeordnet.

Worauf zu achten ist: Funktionsfülle = mehr Einarbeitung · eher mittlere/große Büros · Preis intransparent.

Clockodo Spezialist Zeit ★ 4,6 (OMR, 760) · 4,3 (Trustpilot)

Reine Zeiterfassung · DE-gehostet (ISO-27001) · günstig pro Nutzer

Stärken: „kinderleichte, übersichtliche Zeiterfassung", Top-Support · rollenbasiert (Mitarbeiter sehen nur eigene Zeiten — passt zu „nur für den Chef") · sehr viele positive Bewertungen.

Worauf zu achten ist: kein Projekt-/Büro-Tool (nur Zeit) → eher als Ergänzung zu einem Kern-Tool.

Was kein Standard-Tool gut abdeckt

Ein paar deiner Punkte löst keine der Lösungen von der Stange — die lassen sich aber gezielt und schlank ergänzen.

Google- + Outlook-Kalender zusammenführen (dein ★5): kein Branchen-Tool merged externe Kalender.
Anruf-/Kontakt-Notiz → Hinweis beim richtigen Kollegen + Projekt-Feed: in deinen Worten dein #1-Thema.
Urlaub/Krank in deiner Optik: übersichtlich, mit %-Angaben + Tortendiagramm, nur für dich.
Stundennachweis im Layout deines Rechnungsformulars — falls das Kern-Tool das nicht 1:1 trifft.

Genau hier können wir dich gezielt unterstützen, falls gewünscht — als schlanke Ergänzung rund um das Tool deiner Wahl. Gut zu wissen: Phase0 deckt mit dem KI-Bautagebuch (Foto/Sprache → Bericht) einen dieser Punkte schon nativ ab.

Unsere ehrliche Einschätzung

An deiner Stelle würden wir uns diese beiden zuerst ansehen — sie treffen dein Profil (klein, einfach, bezahlbar) am besten, mit einem klaren Unterschied:

Phase0 = beste Einfachheit + KI (inkl. WhatsApp-Bautagebuch), top bewertet — Datenhoheit aber konkret hinterfragen (wo liegen die Daten?).
plansync = klarste Datensouveränität (in Deutschland gehostet) + transparenter Preis + volle HOAI/X-Rechnung — etwas weniger „Feed-Charme", jünger.

Clockodo ist eine starke, sehr einfache Ergänzung allein für die Zeiterfassung. untermStrich (aus dem Gespräch) bleibt eine valide Option — wir würden es aber bewusst am Einfachheits- und Preis-Maßstab gegen die beiden testen.

Und der entscheidende Punkt: Das ist deine Entscheidung. Eine Tabelle ersetzt kein Gefühl im Tool. Deshalb der Vorschlag: je eine kurze Live-Demo von Phase0 und plansync — gemeinsam, entlang deiner Top-Use-Cases und der einen Frage: „Bedient das mein ganzes Team in 10 Minuten?"

Eure Ansprechpartner bei FlowPhase

Jan Herlein

Gründer & Lead Consultant

Michael Schmidt

Partner · Logistik & Operations

Worauf das beruht

Recherche über 5 thematische Suchwinkel, 21 Quellen, mehrfach faktengeprüft. Reviews: Trustpilot, OMR Reviews, Capterra. Funktions-/Preisangaben überwiegend von Anbieter-Seiten (Stand 2026) — Preise von untermStrich & PROJEKT PRO nur auf Anfrage, daher als Hinweis. Diese Übersicht ersetzt keine Live-Demo; sie engt die Wahl fundiert ein und macht die Vor- und Nachteile sichtbar.

Quellen u.a.: projektpro.com · plansync.de · phase0.com · software-hoai.de · untermstrich.com · clockodo.com · dabonline.de · softwareabc24.de · OMR Reviews · Trustpilot · Capterra.de